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メールをせず仕事の効率を上げる

仕事でメールを「全く〜週数回しか使わない」 —— スマートニュースのブランド広告担当者の菅原健一さん(41)がメールの利用頻度を、 Facebook上でアンケートした結果、ビジネスパーソン約150人の約3割がこう回答した。菅原さん自身、「基本的にメールは使わない」派。仕事上のコミュニケーションにはFacebookのメッセンジャーを使う。

アンケートでメールを「使わない」と答えた人たちのコミュニケーションツールも、Facebookのメッセンジャーだった。メールに比べ、10倍程度の速さで“ラリー”が進む。仕事の依頼があれば、Facebookの友達や友達の友達とグループを作り、仕事を進める。「既存の仲間」と仕事をする方が成功確率が上がるからだ。メッセ派にとっては、メール派は「別の生き物」に写るようだ。

「メールをする人とは仕事しない」

「メールをほぼ使わなくなって5年」

菅原さんは、今ではメールを見るのは3日に1回数程度。受信箱は、ニュースレターや企業のDMでいっぱいだ。やや大げさだが、「メールをする人とは仕事をしない」という。

取材もメッセンジャーで申し込んだ。すると菅原さんは早速、メールの利用頻度を尋ねるアンケートをFacebookに投稿。1370人のフォロワーに投稿で投げかけ、24時間で142票が集まった。

メール頻度

菅原さんがFacebook上でアンケートした結果、29パーセントがメールの利用頻度が低かった。

出典:菅原さんのFacebookページ

結果は、仕事でメールを使う頻度は、29パーセントが「全く〜週数回」、71パーセントが「メールがメイン」。アンケートの中で「メールは要らない」と回答した人たちは、「スタートアップ経営者」「執行役員以上、マーケターや事業を見ている人」「エンジニア」「クリエイター」「フリーランサー」「エンジェル投資家」「広告業界営業」などが多かった。

やりとり回数はメッセンジャーで10倍

もう5年ほど前からメールを使わずに仕事をする菅原さん。

数としてはまだまだメールが“優勢”だが、菅原さんは意に介さず、「こうやって仕事(アンケート)が、どんどんサクサク進む時代ですね」と実感する。

菅原さんがメールを使わなくなったのは、前職の時、生産性を上げる方法を考えたことがきっかけだった。仕事の時間を確保するため、電車移動をやめ、徒歩、タクシー利用に切り替えた。タクシーの中を仕事をする空間に変えた。

次に見直したのが、コミュニケーションツールであるメールだった。

辞めた当初は「メールを見てください」と言われることもあったが、今はメールを使わないことが周知され、メッセンジャーにメール内容を貼り付けて送ってくれる取引先も出てきた。

菅原さんは今、およそ200プロジェクト、100人と営業のやりとりをする。メールでは1、2カ月かかることが、数日で終わるという。メッセンジャーのやりとりは、1日50〜100人とやりとりを1000往復ほどしている。

「メールでは、相手が止まるので無理です。メールなら、1日で2、3回だと思いますが、メッセンジャーだと20〜30回やりとりができる」

メールを返信する時は、「お世話になっています」という前文から始まり、「意思決定の量も質も上がらない」。メールを使わなくなり、「普通は3カ月や半年後くらいで進むプロジェクトを、『来月なんとかならない?』という仕事も来るようになった」(菅原さん)

既存の仲間で成功確率を上げる

グループに招待するのは、友達や友達の友達。面識のない人は一度会ってから、仕事の仲間になるようにしている。

菅原さんはクライアントから要望を受けると、Facebookメッセンジャーで関係者のグループをつくり、仕事内容を議論していく。

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グループに招待するのは一度、会ったことのある人(友達)か、友達の友達、それで不十分な時は、その友達だ。「既存の仲間」で行うプロジェクトが多い理由を、「僕たちは、1億人の中の100人を選んで仕事ができる。メールが必須の方と仕事をさせていただくより、チャットでサクサクやらせていただいた方が、お互いに成功確率が上がる」と菅原さんは話す。

「感覚が近くて、共通言語がないと、イチからの説明コストがかかるので、マーケティングのことがわかっている人と話す方が早い」

メール禁止の会社、@は所属組織

oneteam

メール禁止のOneteamが提供するビジネスチャットツールのイメージ。

出典:Oneteam

「メール禁止」を社内で決めている会社もある。

会議の仕組みを改革する「Oneteam」という会社だ。それもそのはず独自のビジネスチャットツールを開発し、それを販売している。自分たちのコミュニケーションにも活用、顧客も招待してやりとりは全てこのツール上だ。プロジェクトごとに、グループが分かれ、課題を共有できる。同社は、このチャットツールを海外を中心に、15カ国、6000社弱に提供している。

経営陣、エンジニア、カスタマーサポート部門のメールの利用頻度はほぼゼロだ。

佐々木陽CEO(38)はこのツールのほか、カジュアルな会話にはFacebookのメッセンジャーを使う。Facebookは面識のある人と友達になるようにしている。

佐々木さんは、チャットツールのベータ版ができた時も、Facebookで“営業”。Facebookに商品を投稿したり、個別のメッセージで知人に紹介したりした。共感した人からダイレクトメッセージが届き、顧客獲得につながる。また知人が「いいね」をすれば、また似たような価値観を持った人に情報が拡散できる。

「ビジネスもプライベートも類似している人が集まりやすくなっていると思います。バイラルポイント(口コミを拡散するポイント)を作って、(商品や輪を)広げる方が獲得効率を含めて低い。メールは『初めまして』の時しか送らないです。『初めまして』を連呼して、獲得効率を上げるのは難しい」

メールは週に一度程度開くが、「メールの役割はアットマーク(@)以下の所属組織を表すくらいのものだと思います」と佐々木さんは話す。

メール必須の業界との分断

自社のビジネスチャットツールをメインに仕事をし、会社でメールを禁止する佐々木さん。

菅原さん、佐々木さんとも、メールを使わないで仕事を進めるが、どうしてもメールを利用するシーンが両社にある。

例えば、スマートニュースに対する広告出稿の申し込み。同社はメールで受け付ける。菅原さんによると、理由は証拠が残るからだ。メールを通じて、菅原さんに連絡があった場合は、菅原さんは社内とスラックやメッセンジャーでやりとりをする。

佐々木さんの「Oneteam」も、営業組織へのファーストコンタクトはメールで受け付ける場合がある。だから、社員の20パーセント程度は、仕事にメールを使わざるを得ない場面があるという。

前出の菅原さんのアンケートにもあるように、業界によっても、メールの利用頻度は違う。例えば、金融業界からの連絡はメールが多いという。

「メールを使う人は、違う生き物くらいに感じます。共通言語や感覚の違いが大きく、(仕事のツールにより)社会は分断されていくと思います。マーク・ザッカーバーグが議会で証言した時の議員の反応は鈍かった。それぐらいの違いを毎日感じています」(佐々木さん)

メールを使う業界は、今後どうなるか。菅原さんは「ユーザーの感覚がわからなくなる」と指摘する。若いユーザーはメールを使わず、SNSで連絡をする時代。

「これまでの顧客は、個人に仕事を発注することなく、大企業に発注し、リスクヘッジして、企業の中でチーム編成し、会社対会社のつながりで仕事をしてきたと思う。でも今、それでは商品がテンプレート化され、お客さんの要望に向かなくなってきた」

そのような時代背景から、「企業が届けたいユーザーそのものが変わってきた。誰がユーザーをとらえているかは、企業ではなく個人。いかにユーザーっぽい個人と仕事をするかで(仕事の仕方やツールが)変わってきていると思う」

と菅原さんは話す。

仕事のツールを変えると、仕事のチームやスピード感が変わる。メール必須、メール禁止の会社では、どちらが生産性が高いか、結果は必然的に明らかになるだろう。(BUSINESS INSIDER)

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