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テレワーク、本当に導入しないままでいいですか?

テレワーク制度を導入する際に重視すべきポイントは何か。テレワークに関するトータルソリューションを提供し、豊富な導入実績で幅広い業界から支持されている富士通マーケティングの田中氏に話を聞いた。

働き方改革の推進に伴い、生産性の向上や人材確保の点から多様なワークスタイルを実現するテレワークに注目する企業が増えている。コラボレーションが重要視される現代のビジネスで、いつでもどこでも素早く情報を共有できる環境を用意することは喫緊の課題だ。

 しかしその一方で、導入・運用コストや労務管理の仕組み、そもそもどういった業務にテレワークが有効なのか分からない、といった問題から導入に踏み切れない企業も少なくない。

 そんな中、テレワークに関するトータルソリューションを提供し、豊富な導入実績で幅広い業界から支持されているのが富士通マーケティングだ。テレワーク制度を導入する際に重視すべきポイントは何か、また、同社のサービスが支持される理由はどこにあるのか。同社部長の田中氏に話を聞いた。

富士通マーケティングの田中貴之氏(商品戦略推進本部 商品・サービス企画統括部 戦略プロモーション部長)。テレワークについては「費用対効果」という考え方から発想を転換し「生き残るために必要な投資」だと認識することが重要だと語る

テレワークは「費用対効果」に縛られてはいけない

―― テレワークに関して企業から問い合わせを受けることは増えていますか? 

田中 問い合わせは増えていますね。国際的なスポーツイベントや災害への対策、生産性の向上など具体的な目的を持たれている方もいますが、最近の世の中の風潮から「テレワークを導入したほうがいいのではないか」と漠然と気になっているという方も多いです。

―― 実際に導入に至らない場合もあると聞きます。

田中 やはり費用対効果への不安が大きな要因です。一定の理解は得られても「今は必要ない」「まだ大丈夫」「もっと他が導入してからでよい」というように先延ばしにされてしまう例もあります。

―― 「費用対効果」を問われたらどうしたらよいでしょう?

田中 「費用対効果」に縛られたら、おそらく何も始まらないでしょう。

 テレワークはこれまでやったことがない働き方ですから、効果が出るかどうかは 企業にとって不透明ですが、少子高齢化が進む中で柔軟な働き方の実現は 多くの企業が生き残るために必要となるものです。そのため、まず始めようとするときは、一度「費用対効果」という発想から抜けて、事業を続けるための「必要な投資」と考えることが大切です。

 もちろん、本格的な導入段階での費用対効果は重要な判断でしょうから、テレワークによって自社にどのような効果が出るかの見極めは必要です。離職や採用によって発生するコストなども考慮すると、単に生産性向上では図れない効果が出てくるでしょう。

重要なのは「スモールスタート」

田中氏は、テレワーク導入に関して「スモールスタート」を提案する。導入する際にも、多彩なサービスの中から「業務内容に最適なサービスを提案できる」と自信を見せる

―― 富士通マーケティング自体はどのようにテレワークを進めてきたのでしょう?

田中 当社も社員の平均年齢が高く、2025年問題は他人ごとではありません。社員の多くが50代となり、介護などでフルタイム勤務が難しくなったときにどうするのか。そうした危機感から、多様な働き方への取り組みを始めました。

―― 順調に浸透しましたか?

田中 今では当たり前のように浸透しておりますが、最初からうまく機能したわけではなく、時間がかかりました。過去の参考事例、ノウハウの蓄積があっても実際の現場の状況、事情というのはそれぞれ異なるものですので、それなりにうまくいかないことは出てきます。まず始めて、出てきた不都合を課題として受け入れ、それぞれの現場に合わせて対処、調整していく。そういうことを繰り返しながら進めて、うまくいくようになりました。

―― これからテレワークを導入したい中小企業は、どのように進めればよいと思いますか。

田中 「スモールスタート」をお勧めしています。当社の経験からも、テレワークはまず始めてみることが重要だと考えます。そして、浸透するまでにある程度時間のかかるものだという認識で進めるのがよいかと思います。そういう性質のものに最初から大きなコストをかけて大規模に導入するのは難しいでしょう。小さく始めてみて、出てきた課題と向き合いながら調整して、徐々に広げていくというやり方が良いのではないでしょうか。クラウドサービスを活用すれば、大きな初期費用がかかるようなことはなく、小規模から適切な費用負担で開始できます。

業務内容とサービスのマッチングがカギ

―― スモールスタートに向いているクラウドサービスにはどんなものがありますか?

田中 チームでコミュニケーションをするのに適した「まるっとOffice 365」、社内リソースが必要な業務には「Verona(ヴェローナ)」、セキュアにファイル管理/共有ができる「AZCLOUDファイルサーバ」といったものがあります。

―― それぞれ少し詳しく説明していただけますか。

田中 「まるっとOffice 365」は、日本マイクロソフトの「Office 365」に高品質な管理者サポートを加え、月額で提供している当社独自のクラウドサービスです。Office 365としての機能(予定表、Web会議、グループウェアなど)はもちろん、オプションとしてポータルやワークフロー、運用サポートをご利用いただけます。インターネット環境があれば情報共有がスムーズにできますので、複数人のチームで働く業務に適しています。また、常に最新版のOfficeがMac OS、Androidでもご利用可能です。

―― Verona(ヴェローナ)はどんなサービスですか。

田中 社内のシステムにアクセスできる環境が必要な業務もあります。そうした業務に適しているのが、クラウド型のWANサービスの「Verona(ヴェローナ)」です。通常、構築に大きな手間や負担が掛かるリモートアクセス環境を、低コストかつ手軽に構築でき、安心して社内システムを利用できます。

 「AZCLOUDファイルサーバ」はクラウド型のファイルサーバです。ファイル共有に特化したサービスで、PCやタブレット、スマートフォンを通じ、いつでもどこでも安全かつ確実に、ファイルの保存、管理、アクセス、共有が可能です。セキュアでありながらマルチデバイスでの使い勝手に優れており、外回りが多い営業業務などに適しています。

―― 業務によって適したサービスが違うのですね

田中 実はこれは重要なポイントです。スモールスタートする対象を決定するとき、「誰を対象にするか」を検討されると思います。例えば、育児や介護事情のある社員や経営層などから始めてみようということになります。それ自体はよいのですが、サービスを選ぶときに重要なのはその方の「業務内容」です。この視点を欠いてしまうとテレワークがうまくいかない原因になります。

―― 確かにそうですね。

田中 今回は例として3種類挙げておりますが、当社ではこれ以外にも多数のサービスを取り扱っており、それぞれノウハウを持っております。お客さまの業務内容は多岐にわたりますので、必ずしもこの3種類のどれかが最適であるとは限りません。多数のサービスの中からお客さまの状況、ニーズに応じて適切なサービス(あるいは適切に組み合わせて)をご提案できるというのが当社の強みといえます。

 Microsoftの「Office 365」に高品質な管理者サポート機能を組み合わせて提供する富士通マーケティングオリジナルのクラウドサービス。予定表やWeb会議などのグループウェア機能を低コストで利用でき、企業規模に見合った使い方が選択できる

 通常、構築に大きな手間や負担が掛かるセキュアなリモートアクセス環境を低コストかつ手軽に構築できるクラウド型WANサービス。安心して社内システムへのアクセスできる

 PCや、タブレット、スマートフォンを通じ、いつでもどこでも安全かつ確実に、ファイルの保存、管理、アクセス、共有が可能なクラウド型ファイルサーバ

経営層や管理職こそテレワークを実践するべき

業務の性質上出張が多い田中氏は、部内の意思決定や承認を行う部長という立場でもある。「テレワークを導入して一番実感したのは、自分の周囲の関係者が喜ぶこと」とその効果を語る

―― 実際に導入を相談したい場合、テレワークについての漠然とした理解しかない場合でも相談できますか。つまり、コンサルティング的な踏み込んだ形でサービスを受けることもできるのでしょうか。

田中 それも当社の強みの1つですね。漠然とした要望をもとに業務内容を聞き出しての最適なサービスのご提案はもちろん、より進めて業務フローまで含めた形で、あるいは既存システムを考慮したインフラ全般まで、ご希望に合わせてご提案をすることができます。

―― 冒頭にお話しいただいた経営層に発想の転換を支援するやり方も?

田中 「働き方改革」では、経営層と社員、または社員同士に価値観のズレが出やすいものです。テレワークの必要性についても、本音で話すことができず諦めている社員がいるかもしれません。

 最近はそのようなご相談も増えており、「未来組織支援サービス」というものをご用意しました。社内の業務や社員の本音など、経営判断に必要な大切な情報を把握したいというお悩み解決をご支援いたします。

―― 最後に、テレワークの導入を検討している企業に対してメッセージをお願いします。

田中 団塊の世代が後期高齢者となり、介護離職率が高まるなどの「2025年問題」が叫ばれています。また、異常気象による交通網トラブルの影響を体験された方も多いと思いますが、こうした状況の中でほんとうにテレワークを導入しないままでよいかどうか、改めて社内で話し合う機会が必要と思います。

 もう1つ、自分自身でテレワークを実践してみて実感しているのは、どこでも仕事ができるというのもそうなのですが、何よりも自分の部下や周囲の人間が助かっているということです。出張が多くて留守にすることが多くても、意思決定や承認などが停滞することがなく、スムーズに業務が進むと喜ばれています。検討している経営層の方、管理職の方が率先して実践していただけると周りの人が喜ぶはずです。まずは最初の1歩を踏み出していただければと思います。(IT Media

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